内容証明付配達証明郵便が返送されてしまった時の対応、対策を解説!

査察、違反処理実務

配達する文書を第3者に証明してもらおう!さらには確実に相手に手渡したいと考えた時に選択するのが内容証明付配達証明郵便だよね。でも受け取り拒否や不達だった時はどうすればいいんだろう?

重要な書類やどうしても相手に伝えたい文書を郵送で送る手法として用いられる手法が内容証明付配達証明郵便ですが、相手に文書が渡らずに返ってくる可能性もあります。もし、文書が返ってきてしまったり、返ってくる可能性が高いと判断した場合についての対応策について解説します。

内容証明付配達証明郵便文書返送の理由について考える

内容証明付配達証明郵便とは内容証明と配達証明の2つのサービスの組み合わせにより、文書の到達を第3者である郵便局に証明させるための手法です。

内容証明とは

いつ、いかなる内容の文書を誰から誰あてに差し出されたかということを、差出人が作成した謄本によって当社が証明する制度です。

内容文書とは、受取人へ送達する文書をいいます。
謄本とは、内容文書を謄写した書面をいい、差出人および差出郵便局において保管するものです。

郵便局HPより https://www.post.japanpost.jp/service/fuka_service/syomei/

配達証明とは

一般書留郵便物等を配達した事実を証明します。
※郵便物等の実際の受取人が誰であるかを証明するものではありません。

郵便局HPより https://www.post.japanpost.jp/service/fuka_service/haitatsu/

こちらの手法を用いると、郵便局員が実際に送達先の住所へ伺い、文書を直接手渡しします。文書を手渡し受領印を貰うことできると配達完了となり、配達した事実を証明する文書である郵便物配達証明が郵便局から届きます。

しかし、不在での「不達」や「受け取り拒否」の場合は郵送した文書が差出人に返送されます。

不在での「不達」は文書到達での意思表示の到達が達成できていません。

「受け取り拒否」の場合は、文書自体は相手に届いていませんが、自身にとって文書が不都合であることが予測できたため、受け取り拒否と選択しているため、文書到達という意思表示が到達することになります。

それでも文書が相手に届いていない以上、是正指導も進まないことが推測できるため、次の手法を用いて再トライします。

内容証明付配達証明郵便文書返送への対応策

特定記録郵便と併用して送る

特定記録とは

郵便物やゆうメールの引受けを記録するサービスです。配達の際は受取人さまの郵便受箱に配達します。

特定記録のメリット

・引受けを記録するので、郵便物等を差し出した記録を残したいときにおすすめです。
(引受けの記録として、受領証をお渡しいたします。)
・インターネット上で配達状況を確認できます。
(配達完了メール通知サービスがご利用いただけます。)
・受取人さまの郵便受箱に配達します(配達の記録(受領印の押印または署名)は行いません。)。

郵便局HPより https://www.post.japanpost.jp/service/fuka_service/tokutei_kiroku/

内容証明付配達証明郵便と特定記録郵便の2通を同時に送信します。

封筒を2通用意することになります。どちらの封筒の中にも相手に到達させたい文書を入れますが、それぞれの文書に同じ文書を他手法で送信している旨を記載します。内容証明付配達証明郵便で内容を第3者に証明させると同時に特定記録郵便で必ずポスト等でへ投函させ、その記録さえも第3者へ証明させることが可能になります。

到達主義の原則から文書が相手の了知可能な状態に入れば意思表示は到達したと考えられます。特定記録郵便で相手のポスト(郵便受け)へ投函させることで一方の文書が相手の了知可能な支配権内へ入ったと評価することが可能になります。これなら留守等の不達であっても文書の到達が完成します。

参考ですが、特定記録郵便ではインターネット上で文書がどこにあるのかを追跡することが可能です。なので文書が相手方に渡った時点が分かるため、追跡調査等の電話連絡を速やかに入れる事も可能となります。

公的機関
公的機関

文書を特定記録郵便で郵送しています。追跡番号を確認したところ〇月〇日にそちらへ届いているようです。内容についてお話したいのですが、よろしいですか?

めげずに再度そのまま送る

何も工夫せずにそのまま再度送ってもよいと考えます。郵便局員が一度でも接触できれば文書を受け取るか「受け取り拒否」になるため、意思表示の到達という目的の1つは達成されます。居留守等で不達を続ける事も難しいかもしれませんね。

さらに、考えられる他の要素としては配偶者や子供など家族が何も分からずに受け取ってくれる可能性も否定できません。

意思表示が到達したかどうかの判断については判例がわかれますが、複数回に亘り不達が続く場合は、意識的に受け取りを拒否していると判断され、「受け取り拒否」と同様に文書での意思到達は完成していると判断される可能性が高まると考えられます。

内容証明付配達証明郵便が「不達」で返ってきた場合の裏側とは

郵便局員は文書を相手方の住所へ配達し、文書の受け渡しと受領印を求めますが、相手に会えない場合は、文書を渡すために何度か相手宅を訪問します。

何度か訪問しても会えない場合は「不在票」をポストに投函します。不在票には文書を郵便局で保管しているため取りに来てほしい、再配達時間をしてほしい旨が記載されています。この不在票の投函から7日間郵便局で文書が保管されますが、この間に動きが無ければ差出人に「不達」として返送されます。

まとめ

内容証明付配達証明郵便が「不達」で返ってくることを予測していないと、いざ返送された時に次の一手に悩んでしまいます。今回の記事では「不達」で返ってきたときの対応策として手法を執筆しましたが、ベストな方法は「不達」で返ってくる可能性を消すことと考えています。

そのためにはできるだけ直接手交を心掛け、郵送で送る必要があるならば初めから内容証明付配達証明郵便と特定記録郵便の2通同時郵送を選択しましょう。相手によって手法を変えることも大切ですが、件数が増えるとイレギュラーも発生します。そんなイレギュラーな要素を排除したマニュアル化で無駄を省くことで本来の目的に全力投球することが可能になりますよ。

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